من الممكن أن يكون المورد مسجلاً قانونيًا، ويحمل شهادة إدارة جودة معترف بها ويستجيب بشكل احترافي لأي استفسار، ويظل مصدر الإنتاج الخطأ لمكون معين. ولا شيء من هذه الحقائق لا معنى له. المشكلة هي أن المشترين غالبًا ما يطلبون منهم الإجابة على سؤال لم يكونوا مصممين للإجابة عليه.
تساعد وثائق الشركة في تحديد الهوية والنطاق المعلن لنظام الإدارة. ومع ذلك، يعتمد قرار الشراء على سؤال تشغيلي أضيق: هل يستطيع هذا المورد تكرار هذا المطلب من خلال مسار الإنتاج المقترح، وهل يمكنه تقديم دليل على أن المسار لا يزال تحت السيطرة؟
تزداد أهمية هذا التمييز في الأجزاء المصنّعة حسب الرسومات والمكونات متعددة العمليات والطلبات التي قد تُنفذ فيها المعالجة الحرارية أو معالجة السطح أو الاختبارات الخاصة أو الفحص خارج مصنع المورد مقدم عرض السعر.
ابدأ بالجزء، وليس العرض التقديمي للمورد
عادةً ما تصف المقدمة العامة للمصنع أقوى قدرات المورد. يجب أن تبدأ مراجعة المشتريات من الاتجاه المعاكس: المادة، والهندسة، والسماحية، والميزات الوظيفية، وتسلسل العملية، ونمط الحجم والوثائق التي يطلبها المشتري.
قم بتحويل هذه المدخلات إلى خريطة قدرات قصيرة. ما هي العمليات الضرورية؟ ما هي الخصائص التي يصعب إنتاجها أو التحقق منها؟ ما هي تغييرات العملية التي تتطلب موافقة المشتري؟ ما هي الأدلة التي يجب أن تصاحب البضاعة؟ عندها فقط قم بمقارنة المتطلبات مع المعدات والأشخاص والضوابط ومقدمي الخدمات الخارجيين المقترحين من قبل المورد.
يمنع هذا الأسلوب حدوث خطأ شائع في الفئة. قد يتمتع المصنع بقدرة تصنيع مذهلة ولكنه يفتقر إلى طريقة موثوقة لقياس السماحية الهندسي الحرج. قد يتحكم آخر في التصنيع بشكل جيد ولكنه يرسل المعالجة الحرارية إلى مصدر لم يتم التحقق منه. السؤال ذو الصلة ليس ما إذا كان المصنع "كبيرًا" أم "محترفًا". هو ما إذا كان المسار الكامل مناسبًا للمتطلبات.
الشهادات هي أدلة، ولكنها أدلة ذات نطاق محدد
يجب التحقق من شهادة إدارة الجودة للكيان القانوني والموقع ونطاق النشاط وهيئة إصدار الشهادات والصلاحية وأي استثناءات ذات صلة بالأمر. وحتى عندما تكون صالحة، فإنها توضح أن نظام الإدارة قد تم تقييمه ضمن نطاق محدد. إنها ليست موافقة على المنتج أو حجزًا للقدرة أو إثباتًا على أن كل عملية مقتبسة يتم تنفيذها داخل الشركة.
تلاحظ مجموعة ممارسات التدقيق ISO 9001 أنه يجب التحكم في العمليات والمنتجات والخدمات المقدمة من الخارج، وأنه يجوز للمؤسسات الاحتفاظ بمعلومات موثقة تحدد مقدمي الخدمات الخارجيين المعتمدين. وهذا يجعل التعاقد من الباطن جزءًا مشروعًا من نظام خاضع للرقابة، وليس استبعادًا تلقائيًا للأهلية. وهذا يعني أيضًا أنه يجب على المشتري أن يفهم ما يتم الاستعانة بمصادر خارجية، ومن يوافق على المصدر وما هو التحقق الذي يتم عندما يعود العمل. مجموعة ممارسات التدقيق ISO 9001 - مقدمو الخدمات الخارجيون
والمعنى الضمني للقرار بسيط: التعامل مع الشهادات باعتبارها طبقة واحدة من العناية الواجبة. ولا تعاملهم كبديل للتحقق الخاص بالمتطلبات المحددة.
اتبع طريق التصنيع المقترح
اطلب من المورد وصف المسار الذي ينوي استخدامه للطلب الفعلي. يحدد المسار المفيد أكثر من مجرد أسماء العمليات. فهو يربط كل عملية بالموقع المسؤول وحالة الإدخال ومتطلبات الإخراج وسجل التفتيش أو الإصدار.
على سبيل المثال، قد يمر المكون المشكل والمطلي عبر استلام المواد الخام، والقطع، والتصنيع الخام، وتخفيف الضغط، والتصنيع النهائي، والتنظيف، والطلاء، والفحص النهائي. إذا تم التعاقد من الباطن على الطلاء، فقد يحتاج المشتري إلى معرفة كيفية تحديد الطلاء المعتمد، وكيف يمكن تتبع الأجزاء والدفعات، وما هي المعالجة المسبقة المحددة، وما هي الأدلة التي تعود مع الدفعة ومن يقرر ما إذا كانت النتيجة مقبولة.
إذا لم يتمكن المورد بعد من تحديد المزود الخارجي الدقيق، فقم بتسجيل ذلك كشرط تأهيل مفتوح بدلاً من الافتراض بصمت أنه سيتم حله لاحقًا.
اختبار المطالبات بالسعة مقابل نمط الطلب
الآلات المثبتة لا تساوي القدرة المتاحة. تربط المراجعة الواقعية للسعة الماكينة أو الخط المقترح بوقت الدورة ونمط التحول والأدوات وتوافر التركيبات وتغطية المشغل والصيانة والحمل الحالي وأي عملية عنق الزجاجة خارج المصنع.
لا يحتاج المشترون دائمًا إلى جداول إنتاج سرية. إنهم بحاجة إلى أدلة كافية لفهم ما إذا كانت المهلة الزمنية الموعودة تستند إلى خطة معقولة. اعتمادًا على مخاطر المشروع، قد تتضمن الأدلة المفيدة تقدير التوجيه، ومجموعة الآلات المخططة، وخطة الأدوات، ومدة إنتاج المواد، والجدول الزمني للمعالم الرئيسية، وتحديد العملية التي من المرجح أن تحد من الإنتاج.
الهدف ليس تدقيق كل دقيقة من نشاط المصنع. إنه تحديد ما إذا كان هناك افتراض واحد غير مدعوم يتحكم في وعد التسليم بأكمله.
افحص كيف تصبح المتطلبات تعليمات أرضية المتجر
يصبح التحقق من المورد أكثر موثوقية عندما يتبع المعلومات وكذلك المعدات. قم بمراجعة كيفية تلقي المورد للرسم، وتحديد مراجعته، وحل الأسئلة الفنية، وإنشاء تعليمات العملية والفحص، وإصدار هذه المستندات إلى الإنتاج ومنع استخدام الإصدارات القديمة.
تميز مصطلحات نظام إدارة ISO بين المواصفات والوثائق الأخرى وسجلات النتائج، وتشير إلى أن المواصفات قد تتطلب مراقبة المراجعة بينما يجب أن تظل السجلات قابلة للاسترجاع. مرجع المصطلحات ISO/TC 176
بالنسبة للمشتري، هذا يعني أن البيان الشفهي مثل "نحن نفهم الرسم" أضعف من التوضيح الموثق وخط الأساس الخاضع للرقابة وخطة التفتيش المرتبطة بنفس المراجعة.
ابحث عن دليل على الاستجابة، وليس غياب المشاكل
ولا يمكن لأي نظام تصنيع يتمتع بالمصداقية أن يعد بعدم حدوث الانحرافات على الإطلاق. ولذلك يجب أن يفحص التحقق ما يحدث عندما تخرج المواد أو الأبعاد أو المظهر أو معلمات العملية أو معالم التسليم عن الخطة.
اطلب المسار الطبيعي: التحديد، والفصل أو الاحتواء، ومراجعة التأثير، وإخطار المشتري عند الاقتضاء، وسلطة التصرف، والإجراءات التصحيحية والتحقق من الفعالية. تصف ASQ إدارة جودة الموردين بأنها نظام استباقي وتعاوني يتضمن مراقبة الموردين ومراجعة وتقييم استجابات الإجراءات التصحيحية. ASQ - جودة المورد
قد يقدم المورد الذي يمكنه إظهار استجابة منضبطة لحالة عدم مطابقة سابقة دليلاً أفضل من المورد الذي يدعي أنه لم يواجه مشكلة على الإطلاق.
تسلسل التحقق العملي
- تحديد متطلبات المنتج والعملية والتفتيش والتوثيق.
- تأكيد الكيان القانوني وموقع التصنيع ونطاق الاعتماد.
- رسم خريطة لمسار العملية المقترح داخليًا والمتعاقد عليها من الباطن.
- التحقق من المعدات وطريقة القياس للخصائص الحرجة.
- اختبر مطالبة المهلة الزمنية مقابل المواد والأدوات والأحمال والاختناقات.
- مراجعة مراقبة الرسم والتوضيح الفني والموافقة على التغيير.
- فحص إجراءات عدم المطابقة والاحتواء والإجراءات التصحيحية.
- قم بتسجيل الافتراضات المفتوحة كشروط يجب إغلاقها قبل إصدار الأمر.
والنتيجة ليست درجة المورد العالمية. إنه قرار خاص بمتطلبات محددة: تمت الموافقة عليه أو تمت الموافقة عليه بشروط أو مطلوب أدلة إضافية أو غير مناسب لهذا المشروع.
قائمة مراجعة المشتري
- هل يتطابق الكيان القانوني الذي تمت مراجعته مع عرض الأسعار وطرف العقد المقصود؟
- هل يغطي نطاق الشهادة الموقع والنشاط ذي الصلة؟
- ما هي العمليات التي سيتم إجراؤها داخل المنزل؟
- ما هي العمليات التي سيتم التعاقد عليها من الباطن، ولمن؟
- ما هي المعدات والطريقة التي ستتحقق من الخصائص الحرجة؟
- ما هي الأدلة التي تدعم المهلة المقترحة؟
- كيف يتم التحكم في مراجعات الرسم والتوضيحات الفنية؟
- ما هي التغييرات التي تتطلب إشعار المشتري أو إعادة الموافقة عليه؟
- كيف يتم احتواء النواتج غير المطابقة والتخلص منها؟
- ما هي الافتراضات التي تظل مفتوحة قبل إصدار أمر الشراء؟
يجب أن يؤدي التحقق من الموردين إلى تقليل عدم اليقين، وليس خلق المظهر بأن كل عدم اليقين قد اختفى. المراجعة الأكثر فائدة تجعل الشروط المتبقية مرئية قبل الانتهاء من الشروط والالتزامات التجارية.