من السهل تحديد الرقم الأدنى في جدول الأسعار. تكلفة الشراء الأقل هي الأصعب، لأنه يمكن لموردين إرفاق نفس رقم القطعة بنطاقات مختلفة ماديًا.
يمكن أن يشمل أحدهما المواد المعتمدة والمعالجة الخارجية الخاضعة للرقابة وتقارير الأبعاد والتعبئة الجاهزة للتصدير. وقد يفترض آخر وجود مواد من الدرجة التجارية، وفحص متجر قياسي، وعدم وجود شهادات عملية، والتعبئة المحلية الأساسية. إن مقارنة أسعار وحداتها قبل مواءمة هذه الافتراضات لا تكشف عن التوفير. ويكشف أن عروض الأسعار تصف عمليات شراء مختلفة.
وبالتالي فإن المهمة الأولى ليست التفاوض. إنه كذلك توحيد أسس عروض الأسعار: جعل الأساس الفني والجودة والتسليم والتجاري معادلاً بما يكفي لدعم القرار.
قد يكون السعر المنخفض نطاقًا أصغر
غالبًا ما تقوم عروض الأسعار الصناعية بضغط العديد من الافتراضات في سطر واحد. قبل مقارنة السعر، يجب على المشتري تحديد ما يلي على الأقل:
- درجة المواد، المعيار الحاكم وحالة العرض؛
- وشملت عمليات التصنيع والتعاقد من الباطن؛
- مراجعة الرسم والمواصفات؛
- أساس السماحيات والمظهر؛
- نطاق التفتيش والتقارير والشهادات؛
- رسوم الأدوات والبرمجة والتركيبات؛
- متطلبات العينة أو القطعة الأولى؛
- التعبئة والحفظ ووضع العلامات؛
- الكمية والحد الأدنى والافتراضات المتوقعة؛
- أساس المهلة وفترة الصلاحية؛
- مصطلحات التجارة الدولية والعملة والدفع والافتراضات الضريبية.
لا يعني الإغفال دائمًا أن المورد يخفي التكلفة. قد يكون طلب عرض الأسعار بحد ذاته غير مكتمل، أو قد يفسر الموردون المتطلبات الغامضة بشكل مختلف. ولهذا السبب يجب أن يتم التوضيح قبل تصنيف الأسعار.
تكلفة المنتج منفصلة عن العمل المنقول
تظهر بعض عروض الأسعار أقل لأن المشتري سيقوم بمزيد من العمل لاحقًا. قد تتطلب أدلة التفتيش المفقودة التحقق من صحة الوارد. قد تتطلب التعبئة غير الكافية إعادة التعبئة. قد تستهلك الأسئلة الفنية التي لم يتم حلها الوقت الهندسي. قد يقوم العديد من الموردين المجزأين بإنشاء مدفوعات متكررة وفحص المستندات وقرارات الإصدار.
قد تكون هذه الأنشطة خيارات معقولة. النقطة المهمة هي تعيينهم للمقارنة الصحيحة. تسرد إرشادات جودة الموردين الخاصة بـ ASQ التكلفة الإجمالية للتعامل مع المورد - بما في ذلك الاتصالات والمخزون والتحقق من الوارد - كاعتبار عند اختيار المورد. ASQ - جودة المورد
تحدد شراكة تمديد التصنيع التابعة لـ NIST بالمثل التكلفة الإجمالية للملكية وتقييم الموردين وتجزئة الموردين كمواضيع إدارة المشتريات وسلسلة التوريد. NIST MEP - إدارة سلسلة التوريد
لا يقدم أي من المصدرين صيغة عالمية لكل عملية شراء. لا يزال المشتري بحاجة إلى نموذج يتناسب مع الجزء ونتيجة العمل.
السعر نتيجة لافتراض غير مدعوم
لا ينبغي أن يكون بدل المخاطر نسبة مئوية مخترعة تضاف إلى كل مورد صيني. ويجب أن تكون مرتبطة بظروف يمكن ملاحظتها.
إذا كانت إمكانية تتبع المواد ضرورية ولكن عرض الأسعار لا يتضمنها، فإن المشكلة ليست إدارية فقط. قد يحتاج المشتري إلى إعادة الاختبار أو الاستبدال أو مورد مختلف. إذا لم يكن للخاصية الضيقة طريقة قياس متفق عليها، فقد لا يتضمن عرض الأسعار المعدات أو الوقت اللازم للتحقق الموثوق. إذا كانت المهلة الزمنية تعتمد على مقاول من الباطن غير مؤكد، فإن ثقة الجدول الزمني تكون أقل من التاريخ المطبوع على عرض الأسعار.
وبالتالي يمكن للمقارنة العملية أن تسجل كل افتراض مفتوح وعواقبه المحتملة والإجراء المطلوب لإغلاقه. وعندما يتم حل حالة عدم اليقين، يمكن إزالة المخصص أو استبداله بتكلفة فعلية.
التمييز بين التكلفة لمرة واحدة والتكلفة المتكررة
قد تحدث الأدوات والتركيبات والبرمجة والتأهيل وعمل القطعة الأولى مرة واحدة أو تتكرر بعد التغييرات. قد يكون انخفاض سعر الوحدة مع ارتفاع الرسوم غير المتكررة أمرًا معقولاً لبرنامج طويل ولكنه غير جذاب لطلب صغير أو غير مؤكد. وعلى العكس من ذلك، فإن تضمين تكلفة التطوير في سعر الوحدة الأولى يمكن أن يجعل المورد القادر يبدو باهظ الثمن عندما لا تفصل المقارنة بين الإنتاج المتكرر.
اطلب من الموردين تحديد:
- تكلفة الوحدة المتكررة؛
- تكلفة الهندسة أو الأدوات أو التأهيل لمرة واحدة؛
- العمليات والاختبارات المشتراة من الخارج؛
- فواصل الكمية وافتراضات إنتاجية المواد؛
- الظروف التي من شأنها أن تؤدي إلى إعادة التسعير.
وهذا أيضا يحسن المفاوضات. بدلاً من المطالبة بخصم تعسفي، يمكن للمشتري مناقشة المحرك الفعلي: إنتاجية المواد، وزمن الدورة، واستراتيجية التركيب، وحجم الدفعة، وتكرار الفحص أو تصميم العبوة.
استخدم السيناريوهات عندما يكون المستقبل غير مؤكد
يمكن لرقم تكلفة مستلمة واحد أن يخلق دقة زائفة عندما يظل الحجم أو خطر الرفض أو مسار الشحن أو مدة البرنامج غير مؤكدة. قد تستخدم المقارنة الأفضل ثلاثة سيناريوهات:
- الحالة المتوقعة: الكمية المخططة والتسليم العادي والتفتيش المتفق عليه.
- حالة الحجم المنخفض: إصدارات أصغر بنفس تكلفة التأهيل.
- حالة التعطيل: تأخر المواد أو فشل الفحص أو الاستبدال السريع.
والغرض ليس التنبؤ بكل حدث. إنه الكشف عن اختيار المورد الذي يكون حساسًا للغاية لافتراض واحد.
تسلسل عملي لمقارنة الأسعار
- تجميد مراجعة طلب عرض الأسعار والتسليمات المطلوبة.
- قم بإنشاء قائمة توضيحية لكل إغفال أو تأهيل.
- محاذاة المواد والعملية والتفتيش والأدوات والتعبئة والنطاق التجاري.
- سعر متكرر منفصل عن التكلفة لمرة واحدة.
- تحديد العمل من جانب المشتري المنقول بواسطة كل عرض أسعار.
- تسجيل المخاطر التي لم يتم حلها والإجراء اللازم لإغلاقها.
- مقارنة السيناريوهات البديلة المتوقعة والموثوقة.
- اتخذ قرار الجائزة بناءً على القيمة الإجمالية وإمكانية التحكم، وليس على رقم واحد.
لا يزال من الممكن أن يكون أدنى سعر للوحدة هو الخيار الأفضل. ولا يصبح خيارًا يمكن الدفاع عنه إلا بعد أن يؤكد المشتري أن التوفير يأتي من عرض أكثر كفاءة - وليس من النطاق المفقود أو عدم اليقين غير المسعر.
اجعل نموذج المقارنة قابلاً للتدقيق
يجب أن يوضح النموذج التجاري مصدر كل إدخال والتاريخ المستخدم والشخص المسؤول عن تحديثه. عروض أسعار مؤكدة منفصلة عن التقديرات وبدلات الإدارة. إذا تغيرت النتيجة عندما يتحرك أحد الافتراضات، فأظهر تلك الحساسية بدلاً من إخفائها داخل إجمالي واحد.
يعمل هذا الانضباط أيضًا على تحسين التفاوض. يمكن للمشتري أن يطلب من أحد الموردين توضيح نطاق الفحص أو الأدوات أو التغليف المفقود بدلاً من المطالبة بتخفيض غير مبرر في السعر. بعد الطلب الأول، استبدل التقديرات بالسجلات الفعلية - ساعات الهندسة، وإعادة الفحص، والخردة، والشحن المتميز، ووقت الإجراء التصحيحي - بحيث تعتمد قرارات الطلب المتكرر على الأدلة بدلاً من الذاكرة.
قائمة مراجعة المشتري
- هل جميع عروض الأسعار مبنية على نفس الرسم والكمية؟
- هل معيار المادة وحالتها متطابقان؟
- هل يتم تضمين العمليات والاختبارات والشهادات الخارجية؟
- هل شروط ملكية الأدوات واستبدالها واضحة؟
- هل نطاق التفتيش مكافئ؟
- هل شروط التعبئة والشروط التجارية قابلة للمقارنة؟
- ما هي الأنشطة التي تعود إلى المشتري؟
- ما هي الافتراضات التي يمكن أن تغير المهلة المحددة أو السعر؟
- ما هي التكاليف التي تحدث لمرة واحدة والتي تتكرر؟
- ما هي الأدلة التي لا تزال مطلوبة قبل منح الجائزة؟