Зарубежные производители часто уже имеют поставщиков в Китае. Отношения могут быть коммерчески выгодными, однако у покупателя по-прежнему отсутствуют своевременные доказательства производства, технический контроль или надежный способ решения производственных проблем перед отправкой.
Добавление людей на местах может помочь, но только если их роль спланирована правильно. Без определенных прав доступа и принятия решений новый уровень может создавать дублирующиеся инструкции, конфликтующие приоритеты и дополнительные сообщения для интерпретации покупателем.
Целью не является перехват отношений с поставщиками. Целью является сделать согласованный план работы видимым и управляемым.
Начните с мандата, а не группы сообщений
Прежде чем начнутся последующие действия на местном уровне, покупатель, поставщик и исполнительная группа должны понять, кто и что может делать. Краткая матрица ответственности может определить полномочия:
- запросить статус производства и записи;
- уточнять вопросы, не меняя требований;
- наблюдать или организовывать согласованные проверки;
- сообщать об отклонениях и требовать их сдерживания;
- утверждать технические или коммерческие изменения;
- выпуск продукции или отгрузка;
- общаться с субподрядчиками;
- сохранять записи проекта.
Самое важное разделение происходит между сбором и анализом доказательств, выдачей оперативного контроля и изменением требований покупателя. Местный представитель может определить, что размер не может быть измерен, как запланировано, но право изменять допуск должно оставаться за назначенным лицом, принимающим инженерные решения, если оно не делегировано явным образом.
Создайте один контролируемый путь проекта
Несколько цепочек электронной почты и сообщений чата не создают видимость автоматически. Проекту необходим один текущий базовый уровень и доступная запись о том, что изменилось.
Как минимум, запись может включать утвержденный чертеж и пересмотренную спецификацию, открытые технические вопросы, предположения о ценах, основные этапы производства, доказательства проверки, несоответствия, действия, решения и статус готовности к отправке. Гармонизированная структура системы менеджмента ISO описывает деятельность по контролю документированной информации, включая распространение, доступ, поиск, хранение, контроль изменений и сохранение. Гармонизированная структура ISO/IEC
Урок для закупок практический: отчет полезен только тогда, когда каждый может сказать, к какому требованию и решению он относится.
Замените отчетность о деятельности отчетом о решениях
«Производство продолжается» — это заявление о деятельности, а не сообщение руководства. Полезный отчет о промежуточных этапах объясняет:
- что было запланировано;
- что было завершено;
- какие доказательства подтверждают статус;
- что опоздало или не соответствует;
- немедленные действия по сдерживанию или восстановлению;
- решение, требуемое от покупателя;
- следующая точка проверки.
Это уменьшает объем необработанных сообщений поставщиков, пересылаемых через часовые пояса. Это также не позволяет локальной команде стать пассивным интерпретатором, а не исполнительной функцией.
Следуйте доказательствам в момент их создания
Удаленная проверка зачастую наиболее эффективна после того, как документы готовы. Выполнение работ на месте может повысить эффективность на более раннем этапе: подтверждение того, что материал прибыл, что текущий чертеж доставлен в мастерскую, что был запланирован внешний процесс, что доступны ранние измерения или что несоответствующие детали отделены.
Уровень доказательств должен соответствовать риску. Стандартный повторный заказ может потребовать подтверждения этапа и выбранных записей. Новая, требующая жестких допусков или многопроцессная деталь может оправдать доказательства первой статьи, участие в процессе или независимое тестирование. Больше фотографий не означает автоматически больший контроль; каждая запись должна отвечать на согласованный вопрос.
Эскалация производственных проблем с помощью анализа
При возникновении проблемы одного объяснения поставщика редко бывает достаточно. Эскалация, готовая к принятию решения, должна определить требование, наблюдаемое состояние, затронутое количество, вероятную причину, если она известна, немедленное сдерживание, влияние на график, предлагаемые варианты и необходимые полномочия.
ASQ описывает управление качеством поставщиков как активную совместную систему, включающую мониторинг, аудит и оценку корректирующих действий. ASQ — Качество поставщика Сотрудничество не означает избежание трудных решений. Это означает, что проблемы описываются в соответствии с согласованными требованиями и продвигаются к контролируемому закрытию.
Защитите существующие коммерческие отношения
Местное исполнение не должно тихо пересматривать цены, перенаправлять платежи, менять право собственности на инструменты или брать на себя обязательства, выходящие за рамки его мандата. Коммерческие решения должны оставаться за согласованными сторонами и регистрироваться в рамках обычного контракта или заказа на поставку.
Поставщик также должен знать, какая информация может быть передана покупателю и как будет обращаться с коммерчески секретным материалом. Прозрачный мандат защищает обе стороны: покупатель получает операционную прозрачность, в то время как поставщик не подвергается неконтролируемым инструкциям или ненужному раскрытию информации.
Превратите историю повторных заказов в улучшение
Ценность локальной записи со временем возрастает. Повторяющиеся просрочки поставок, вопросы по чертежам, дефекты покрытия, дефекты при проверке или исправления упаковки следует анализировать как закономерности, а не рассматривать как отдельные события отгрузки.
Результатом может быть пересмотренный контрольный список запросов предложений, более ранний этап, корректирующие действия поставщика, альтернативный источник процесса или более четкое правило приемки. Именно так записи выполнения сокращают будущую рабочую нагрузку, а не просто документируют прошлые усилия.
Оцените, снижает ли контроль неопределенность
Больше отчетов не обязательно означает лучший контроль. Отслеживайте небольшой набор мер принятия решений: открытые технические вопросы по срокам, обещанные доказательства, полученные вовремя, отставание от основных этапов с указанием причины, повторяющиеся несоответствия, просроченные корректирующие действия и изменения, внесенные без одобрения. Эти индикаторы показывают, улучшается ли операционная система или просто генерирует сообщения.
Просмотрите мандат после первых нескольких заказов. Удалите дублирующиеся утверждения, проясните повторяющиеся «серые зоны» и скорректируйте частоту посещений в соответствии с реальным риском. Целью является стабильный рабочий ритм покупатель-поставщик, при котором проблемы видны на ранней стадии и каждая сторона знает, кто принимает решение.
Контрольный список покупателя
Первая проверка также должна определить условие выхода: какие доказательства или улучшения эффективности позволят сократить рутинный надзор. Это обеспечивает пропорциональность контроля и показывает поставщику, что более высокий уровень прозрачности может привести к упрощению рабочего ритма.
- Принят ли мандат местной команды покупателем и поставщиком?
- Кто может запрашивать доказательства, давать инструкции и утверждать изменения?
- Существует ли один текущий базовый уровень требований?
- Связаны ли основные этапы с конкретными доказательствами?
- Определяет ли каждая эскалация воздействие, меры сдерживания и необходимые решения?
- Соблюдаются ли коммерческие вопросы в рамках разрешенного контракта?
- Контролируются ли конфиденциальные записи поставщиков и покупателей?
- Какие вопросы необходимо закрыть, прежде чем производство или отгрузка будут продолжены?
- Превращаются ли повторяющиеся проблемы в действия по улучшению?
Контроль на месте эффективен, когда он сокращает расстояние между событием и решением. Он терпит неудачу, когда добавляет еще один неконтролируемый уровень связи.