غالبًا ما يكون لدى الشركات المصنعة في الخارج موردون في الصين بالفعل. قد تكون العلاقة سليمة تجاريًا، إلا أن المشتري لا يزال يفتقر إلى أدلة الإنتاج في الوقت المناسب أو المتابعة الفنية أو طريقة موثوقة لحل مشكلات الإنتاج قبل الشحن.
إن إضافة أشخاص على الأرض يمكن أن يساعد، ولكن فقط إذا تم تصميم دورهم بشكل صحيح. وبدون حقوق الوصول واتخاذ القرار المحددة، يمكن للطبقة الجديدة إنشاء تعليمات مكررة وأولويات متضاربة والمزيد من الرسائل التي يمكن للمشتري تفسيرها.
الهدف ليس السيطرة على العلاقة مع الموردين. الهدف هو جعل خطة العمل المتفق عليها واضحة ويمكن التحكم فيها.
ابدأ بتفويض، وليس بمجموعة رسائل
قبل بدء المتابعة المحلية، يجب على المشتري والمورد وفريق التنفيذ فهم من يمكنه القيام بماذا. يمكن لمصفوفة المسؤولية القصيرة تحديد السلطة من أجل:
- طلب حالة الإنتاج والسجلات؛
- وتوضيح الأسئلة دون تغيير المتطلبات؛
- الشهود أو ترتيب عمليات التفتيش المتفق عليها؛
- رفع الانحرافات وطلب الاحتواء؛
- الموافقة على التغييرات الفنية أو التجارية؛
- إطلاق الإنتاج أو الشحن؛
- التواصل مع المقاولين من الباطن؛
- الاحتفاظ بسجلات المشروع.
والفصل الأهم هو بين جمع الأدلة وتحليلها وإصدار المتابعة التشغيلية وتغيير متطلبات المشتري. قد يحدد ممثل محلي أنه لا يمكن قياس البعد كما هو مخطط له، ولكن يجب أن تظل سلطة تغيير السماحية مع صانع القرار الهندسي المعين ما لم يتم تفويضه بشكل صريح.
قم بإنشاء مسار مشروع واحد يتم التحكم فيه
لا تؤدي سلاسل البريد الإلكتروني ورسائل الدردشة المتعددة إلى إنشاء إمكانية الرؤية تلقائيًا. يحتاج المشروع إلى خط أساس حالي واحد وسجل قابل للاسترجاع لما تغير.
كحد أدنى، قد يتضمن السجل مراجعة الرسم والمواصفات المعتمدة، والأسئلة الفنية المفتوحة، وافتراضات عروض الأسعار، ومعالم الإنتاج، وأدلة التفتيش، وعدم المطابقة، والإجراءات، والقرارات، وحالة الاستعداد للشحن. يصف هيكل نظام الإدارة المنسق الخاص بـ ISO أنشطة التحكم في المعلومات الموثقة بما في ذلك التوزيع والوصول والاسترجاع والتخزين والتحكم في التغييرات والاحتفاظ بها. هيكل متناسق ISO/IEC
والدرس المستفاد من المشتريات عملي: فالتقرير لا يكون مفيداً إلا عندما يتمكن الجميع من معرفة المتطلب والقرار الذي ينتمي إليه.
استبدل تقارير الأنشطة بتقارير القرارات
"الإنتاج مستمر" هو بيان نشاط، وليس تحديثًا للإدارة. يشرح تقرير المعالم المفيدة ما يلي:
- ما كان مخططا له؛
- ما تم الانتهاء منه؛
- ما هي الأدلة التي تدعم الحالة؟
- ما هو متأخر أو غير مطابق؛
- إجراءات الاحتواء أو التعافي الفورية؛
- القرار المطلوب من المشتري؛
- نقطة التحقق التالية
يؤدي هذا إلى تقليل حجم رسائل المورد الأولية التي يتم إعادة توجيهها عبر المناطق الزمنية. كما أنه يمنع الفريق المحلي من أن يصبح مترجمًا سلبيًا بدلاً من وظيفة التنفيذ.
اتبع الأدلة في النقطة التي تم إنشاؤها فيها
غالبًا ما تكون المراجعة عن بعد أقوى بعد اكتمال المستندات. يمكن أن يضيف التنفيذ على أرض الواقع قيمة في وقت مبكر: التأكد من وصول المادة، أو وصول الرسم الحالي إلى ورشة العمل، أو حجز عملية خارجية، أو توفر القياسات المبكرة، أو فصل الأجزاء غير المطابقة.
يجب أن يتناسب مستوى الأدلة مع المخاطر. قد يحتاج أمر التكرار القياسي إلى تأكيد الحدث الرئيسي والسجلات المحددة. قد يبرر الجزء الجديد شديد السماحية أو متعدد العمليات دليل القطعة الأولى أو حضور العملية أو اختبار مستقل. المزيد من الصور لا يعني تلقائيًا المزيد من التحكم؛ يجب أن يجيب كل سجل على سؤال متفق عليه.
تصعيد مشكلات الإنتاج من خلال التحليل
عندما تظهر مشكلة، نادرًا ما يكون إرسال تفسير المورد كافيًا. يجب أن يحدد التصعيد الجاهز للقرار المتطلبات، والحالة الملحوظة، والكمية المتأثرة، والسبب المحتمل إذا كان معروفًا، والاحتواء الفوري، وتأثير الجدول الزمني، والخيارات المقترحة، والسلطة اللازمة.
تصف ASQ إدارة جودة الموردين بأنها نظام استباقي وتعاوني يتضمن المراقبة والتدقيق وتقييم الإجراءات التصحيحية. ASQ - جودة المورد التعاون لا يعني تجنب القرارات الصعبة. ويعني ذلك أن المشاكل موصوفة وفقًا للمتطلبات المتفق عليها وتتجه نحو الإغلاق الخاضع للرقابة.
حماية العلاقة التجارية القائمة
لا ينبغي للتنفيذ المحلي إعادة التفاوض بهدوء على السعر، أو إعادة توجيه المدفوعات، أو تغيير ملكية الأدوات، أو تقديم التزامات خارج نطاق صلاحياته. يجب أن تظل القرارات التجارية مع الأطراف المتفق عليها ويتم تسجيلها من خلال العقد العادي أو مسار أمر الشراء.
ويجب أن يعرف المورد أيضًا المعلومات التي يمكن مشاركتها مع المشتري وكيفية التعامل مع المواد الحساسة تجاريًا. إن التفويض الشفاف يحمي كلا الجانبين: فالمشتري يحصل على رؤية تشغيلية، في حين لا يتعرض المورد لتعليمات غير خاضعة للرقابة أو إفصاح غير ضروري.
تحويل سجل الطلب المتكرر إلى تحسين
تزداد قيمة السجل المحلي بمرور الوقت. يجب تحليل المواد المتأخرة المتكررة أو أسئلة الرسم أو عيوب الطلاء أو فجوات الفحص أو تصحيحات التعبئة كأنماط بدلاً من التعامل معها كأحداث شحن معزولة.
قد تتمثل النتيجة في قائمة مراجعة منقحة لطلب عرض السعر، أو نقطة إنجاز أبكر، أو إجراء تصحيحي للمورد، أو مقدم بديل لإحدى العمليات، أو قاعدة قبول أوضح. وبهذه الطريقة تقلل سجلات العمل عبء العمل المستقبلي بدلاً من الاكتفاء بتوثيق الجهد السابق.
قياس ما إذا كانت السيطرة تقلل من عدم اليقين
المزيد من التقارير لا يعني بالضرورة سيطرة أفضل. تتبع مجموعة صغيرة من تدابير القرار: الأسئلة الفنية المفتوحة حسب العمر، والأدلة الموعودة التي تم استلامها في الوقت المحدد، والانزلاق التاريخي مع السبب، وتكرار حالات عدم المطابقة، والإجراءات التصحيحية المتأخرة، والتغييرات التي تم إجراؤها دون موافقة. تكشف هذه المؤشرات ما إذا كان نظام التشغيل يتحسن أم أنه يقوم فقط بإنشاء رسائل.
قم بمراجعة التفويض بعد الأوامر القليلة الأولى. قم بإزالة الموافقات المكررة، وتوضيح المناطق الرمادية المتكررة، وضبط تكرار الزيارة بما يتناسب مع المخاطر الفعلية. والهدف هو تحقيق إيقاع تشغيل مستقر بين المشتري والمورد حيث تظهر المشكلات في وقت مبكر ويعرف كل طرف من سيقرر.
قائمة مراجعة المشتري
يجب أن تحدد المراجعة الأولى أيضًا شرط الخروج: أي الأدلة أو تحسين الأداء من شأنه أن يسمح بتقليل الرقابة الروتينية. يؤدي هذا إلى إبقاء عناصر التحكم متناسبة ويوضح للمورد أن الرؤية الأقوى يمكن أن تؤدي إلى إيقاع تشغيل أبسط.
- هل يتم قبول ولاية الفريق المحلي من قبل المشتري والمورد؟
- من الذي يحق له طلب الأدلة وإصدار التعليمات والموافقة على التغييرات؟
- هل هناك خط أساس واحد للمتطلبات الحالية؟
- هل ترتبط المعالم بأدلة محددة؟
- هل يحدد كل تصعيد التأثير والاحتواء والقرار المطلوب؟
- هل يتم الاحتفاظ بالمسائل التجارية ضمن مسار العقد المعتمد؟
- هل يتم التحكم في السجلات السرية للموردين والمشتريين؟
- ما هي القضايا التي يجب إغلاقها قبل مواصلة الإنتاج أو الشحن؟
- هل يتم تحويل المشكلات المتكررة إلى إجراءات تحسين؟
تكون السيطرة على الأرض فعالة عندما تقصر المسافة بين الحدث والقرار. يفشل عندما يضيف طبقة اتصال أخرى غير قابلة للتحكم.